Intrebari si raspunsuri
Acest topic cuprinde o sinteza a intrebarilor puse de utilizatorii programului si raspunsuri la aceste intrebari.
In foarte multe cazuri raspunsurile au fost date de catre alti utilizatori, carora le multumim pe aceasta cale
Ce face programul ?
- Versiunea standard (gratuita - Nota: Doar Microfact dispune si o varianta gratuita)
- permite intocmirea facturilor
- permite intocmirea chitantelor si listarea (sau vizualizarea) acestora (bineinteles ca sunt implementate rutine care fac automat conversia sumelor din cifre in litere).
- Cursul valutar (cursul BNR) pentru cele 4 valute in care se poate face facturarea este actualizat si afisat automat, singura conditie fiind existenta unei legaturi la internet.
- Exista un "Calculator valutar" cu ajutorul caruia se poate introduce suma in una din cele trei valute straine si programul preia automat suma in lei, la cursul BNR.
- exista posibilitatea facturarii la "valoare de vanzare" (cand se cunoaste suma cu tot cu TVA), programul facand automat deducerea TVA-ului si calculul pretului unitar.
- exista posibilitatea de a factura cu cote diferite de TVA pe aceeasi factura (24%, 9% , 0, taxare inversa, TVA inclusa, scutit cu drept de deducere, scutit fara drept de deducere)
- Alte facilitati sunt listarea unui centralizator al facturilor pentru o anumita perioada si evidenta clientilor si a soldurilor acestora, intocmirea unei liste a vanzarilor centralizata pe clienti, necesara pentru intocmirea Declaratiei 394, etc.
- Emiterea si incasarea facturilor se poate face in oricare din monedele cotate de BNR
Facturile emise in alte valute vor avea inscrise baza de impozitare si TVA-ul si in lei, conform cerintelor impuse de legislatia in vigoare.
- Exista posibilitatea inscrierii automate pe facturi a cursului valutar BNR pentru ziua in care a fost emisa factura.
- Programul dispune de propriul sau client de mail, astfel ca utilizatorii pot sa ceara asistenta tehnica sau sa comunice cu noi chiar daca nu au un cont de e-mail !
- Sunt implementate proceduri de backup automat, reducandu-se astfel riscul pierderii datelor.
- Exista posibilitatea protejarii cu parola a accesului la program limitandu-se accesul persoanelor neautorizate.
- Se poate face verificarea datelor clientilor (VIES) direct din program.
- Datele referitoare la clienti (denumire, CIF, J-ul, adresa, conturile bancare, e-mail etc) sunt retinute, nemaifiind necesara introducerea acestor date la o facturare ulterioara.
- Denumirea produselor (serviciilor) facturate sunt retinute, la o facturare ulterioara nemaifiind necesara decat introducerea primelor caractere, urmate de selectarea denumirii respective dintr-o lista de produse (servicii).
- Exista si posibilitatea exportului in format .pdf a documentelor si situatiilor generate de program.
Pentru aceasta este necesara instalarea unui program care permite exportul in acest format (pe site-ul nostru, la sectiunea software se gasesc doua astfel de programe absolut gratuite, Pdf Creator si CC PDF Converter).
Marele avantaj al acestei solutii este ca veti putea exporta orice document, chiar daca este creat cu alt program (word, excel, text, situatii generate de programe de contabilitate, etc.) in format pdf.
Aceasta este de altfel solutia aleasa de toti producatorii de programe, pentru a micsora pretul programului. Diferenta este ca, din cate am observat , nu toti producatorii de soft spun ca nu au nici o contributie pentru exportul in pdf ci isi fac doar reclama cu acest lucru.
- Asistenta tehnica, prin e-mail, telefonic sau pe acest forum este acordata ABSOLUT GRATUIT, indiferent daca este vorba despre versiunea gratuita sau cea pe bani a programului.
Acelasi lucru este valabil si pentru actualizarile programului, acestea sunt GRATUITE.
NOTA: Varianta gratuita este destinata firmelor care nu isi pot permite achizitia unui astfel de program. La depasirea unui anumit nivel al cifrei de afaceri varianta gratuita va afisa un mesaj prin care se incurajeaza achizitionarea programului
Varianta extinsa (care nu este gratuita) permite pe langa optiuniile de mai sus urmatoarele:
- listarea/vizualizarea evidentei clientilor pe termene scadente
- listarea/vizualizarea fiselor analitice ale clientilor,
- listarea/vizualizarea balantei analitice a clientilor,
- listarea/vizualizarea centralizatoarelor cu facturile emise repartizate in functie de produsele sau serviciile facturate,
- listarea/vizualizarea centralizatorului incasarilor
- listarea/vizualizarea extraselor de cont ale clientilor (documentul care este trimis clientilor pentru confirmarea soldului)
- inserarea unui logo sau a unei sigle in antetul facturii,
- posibilitatea de a alege doua formate de antet al facturii,
- emiterea facturilor proforma,
- emiterea de avize de expeditie,
- generarea facturii din avizul de expeditie
- generarea facturii din factura proforma
- incasarea facturilor direct din formularul de introducere al facturilor,
- listarea facturii si a chitantei pe aceeasi pagina,
- exportul automat al datelor referitoare la vanzari in programul pentru Declaratia 394
- Unele situatii (unde este necesar acest lucru) pot fi exportate in format .XLS (Excel) cu un singur click, fiind astfel posibila prelucrarea ulterioara a acestor date.
In versiunea extinsa este implementata si o rutina de afisare a ultimelor noutati legislative relevante, existand si posibilitatea vizualizarii textelor complete ale acestora. Informatiile legislative sunt afisate cu o intarziere de maximum 24 de ore de la aparitia acestora in Monitorul Oficial.
Tot in versiunea extinsa exista o optiune pentru solicitarea de asistenta live (helpdesk), existand astfel posibilitatea interventiei unui operator Info KAM pe sistemul de calcul al clientului, rezolvandu-se astfel cat se poate de operativ eventualele probleme ce pot apare la instalarea sau folosirea programului
Si nu in ultimul rand, folosind acest program, fie in varianta gratuita fie in cea pe bani, va veti plasa intr-un cerc deosebit de select ( vezi sectiunea referinte )
I: Aveti licenta pentru acest program ?
R: Conform legii, in calitate de producator al programului, firma noastra beneficiaza implicit de drepturile de autor pentru programele realizate de noi.
Deci, nu noi trebuie sa avem licenta ci noi dam licenta utilizatorilor.
Fiecare utilizator, indiferent ca foloseste versiunea gratuita sau cea pe bani, primeste o licenta de utilizare. Utilizatorii care achizitioneaza varianta extinsa vor primi licenta prin intermediul unei scrisori recomandate, o data cu factura. Ceilalti utilizatori pot sa vizualizeze/listeze licenta din help-ul programului.
Pe de alta parte, pentru a ne proteja, toate programele noastre si licentele de utilizare a acestor programe sunt inregistrate la Oficiul Roman pentru Drepturile de Autor (ORDA), conform certificatului seria B2130901 nr. 2990 si anexelor la acesta.
In concluzie, oricine incearca sa copieze, sa foloseasca portiuni din codul sursa, sa decompileze, sa vanda sau sa intreprinda orice alte actiuni contrare drepturilor acordate de catre Info KAM Technologies prin Licenta de utilizare, va fi pedepsit conform conform Legii nr 8/1996 privind dreptul de autor si drepturile conexe.
I: Am observat ca unele programe au un certificat sau o diploma de la CECCAR sau de la Ministerul Finantelor. Acest program de ce nu are asa ceva ?
R: Atat CECCAR-ul cat si Ministerul Finantelor, prin statulul lor sunt obligate sa fie impartiale si in consecinta, le este interzis sa se pronunte in favoarea sau defavoarea unui produs oarecare, in caz contrar facandu-se vinovate de incalcarea legilor in vigoare.
Acele "diplome" sau certificate pe care le-ati vazut pe diferite site-uri nu sunt decat niste, sa spunem "smecherii" ale unor producatori de soft în complicitate cu diversi angajati a institutiilor respective, scopul final fiind cresterea vanzarilor prin dezinformarea eventualilor clienti.
Oricum, cu toate ca acest lucru nu face ca programul nostru sa fie mai bun, dupa cum probabil ati observat deja, una din firmele grupului nostru este membra CECCAR
I: Cat costa cheia de activare ?
R: 48 euro+TVA pentru Microfact, 85 euro+TVA xFact, 20 euro+TVA Ecofact
I: Acesta suma reprezinta un abonament anual sau lunar ?
R: Nu este vorba despre un abonament, aceasta suma este platita o singura data "pe viata" de catre firma beneficiara a dreptului de utilizare, urmand ca actualizarile si asistenta sa le primiti gratuit.
I: Daca instalez programul pe mai multe calculatoare va trebui sa cumpar mai multe chei de activare ?
R: Nu. deoarece licenta este acordata pentru o firma si nu pentru un calculator, daca cumparati o cheie de activare, celelalte le veti primi gratuit. De regula, programul se va activa automat
I: Cum procedez sa cumpar o cheie de activare ?
R: Una din variante este sa ne trimiteti un mail in care spuneti ca doriti acest lucru, mail in care va rugam sa ne comunicati si datele firmei (denumirea firmei, CIF, J-ul si adresa si eventual adresa la care doriti sa primiti factura, daca aceasta din urma este diferita de adresa firmei).
O alta varianta este sa dati un click pe textul "ACTIVARE" care clipeste in partea stanga. In fereastra care se deschide veti gasi un buton special pentru acest lucru daca accesati optiunea "Activarea variantei extinse".
Cea de-a 3-a varianta este sa accesati pagina programului la adresa www.infokam.eu/microfact.php si sa dati un click pe textul "Solicitati proforma"
sau, pur si simplu, dati un click aici si completati formularul din fereastra care se deschide.
Indiferent de modul in care ne-ati trimis solicitarea de achizitie a programului, in cel mai scurt timp veti primi o factura proforma iar dupa ce ne confirmati plata veti putea activa programul folosind optiunea de "activare online" sau, in situatia in care nu aveti o legatura functionala la internet veti primi o cheie de activare.
Ulterior veti primi factura si licenta de utilizare prin intermediul unei scrisori.
I: Nu reusesc sa descarc programul
R: Daca nu reusiti sa descarcati programul de pe site-ul nostru, va rog sa ne scrieti la office@infokam.eu si veti primi kit-ul de instalare atasat la un mail
I: Pe site-ul acela nu se vede nimic decat picioarele secretarei (bune)
R: Fata din prima pagina a site-ului este draguta dar din pacate nu este secretara noastra ci un fotomodel.
Daca totusi va intereseaza si alte lucruri decat acele picioare veti gasi pe site-ul nostru o multime de lucruri folositoare.
Iar daca doriti informatii despre produsele noastre nu trebuie decat sa accesati din menu-ul din partea stanga optiunea "Software"->"Produse proprii", sau sa dati un click aici.
I: In versiunea gratuita, dupa 30 zile va trebui sa cumpar programul?
R: In nici un caz. versiunea gratuita ramane gratuita, bineinteles cu limitarile specifice acestei versiuni.
I: Am auzit ca in versiunea gratuita nu mai functioneaza dupa cateva zile
R: Exista un zvon in anumite cercuri, zvon lansat de "prietenii nostrii".
Nu exista doua versiuni ale programului, ci o singura versiune. Singura deosebire intre varianta gratuita si varianta platita este ca, dupa activare vor fi disponibile unele optiuni suplimentare.
In rest totul este la fel, daca varianta gratuita a unei versiuni are un bug, acelasi bug se va regasi si in varianta pe bani.
I: Nu puteti sa schimbati culoarea programului ?
R: Puteti sa faceti chiar dumneavoastra acest lucru, din pagina de configurare a programului. Sper ca cel putin una din culori sa va placa
I: ....incercam sa va contactam telefonic de 2 zile (sambata si duminica) !
R: In help-ul programului scrie "Asistenta tehnica la telefon se acorda în zilele lucratoare între orele 09.30-18"
Prin "zilele lucratoare" doream sa spunem zilele noastre lucratoare, respectiv luni-vineri, cu exceptia sarbatorilor legale si nu ale utlizatorului, care, daca tinem seama de toti utilizatorii, care sunt de ordinul zecilor de mii, probabil nu se termina niciodata.
Trebuie inteles ca nu suntem o firma de apartament, in care, daca suna telefonul lasam clatitele din bucatarie si fugim sa mai dam putina asistenta tehnica. Suntem o firma "adevarata", in care personalul vine la o anumita ora si pleaca la o anumita ora, iar in restul timpului pur si simplu nu este nimeni la sediul firmei pentru a raspunde la telefoane.
I: Imi da eroare "not a table" si nu se mai poate deschide. Am instalat o noua versiune si se intampla acelasi lucru.
R: Este cel mai rau lucru care putea sa vi se intample. Probabil in urma unei defectiuni (poate sa fie si o pana de curent), unul din fisierele cu date a fost distrus. Va rugam sa ne telefonati cat se poate de repede la unul din numerele de telefon din pagina Help pentru a incerca sa reparam impreuna problema.
I: Imi apare urmatoarea eroare:
Error (12003) ERROR_INTERNET_EXTENDED_ERROR
ExtendedError Info -(0)-200 Type set to I
500 Illegal PORT command
500 LPRT not understood
R: Aveti un firewall putin prea agresiv. Reconfigurati firewall-ul pentru a perite accesul la serverele noastre
I: Inteleg ca conectarea la ftp-ul infokam este pentru cursul valuta nu pentru altceva sau ?
R: Da, deocamdata conectarea la serverul nostru se face doar pentru cursul valutar si pentru noutatile legislative. Dar nu este exclus ca pe viitor sa beneficiati si de alte informatii datorita acestei conectari (in functie de ce idei ne mai vin). In orice caz transferul de informatie se face (si se va face si pe viitor) numai intr-un sens, de la noi catre utilizator, in nici un caz invers.
Exista si varianta (pentru paranoici) in care operatorul caruia îi este frica ca pe cineva intereseaza cu cat vinde el zaharul sau uleiul, sa se deconecteze de la internet pe durata folosirii programului si sa-si introduca cu manuta lui cursul valutar preluat in prealabil dintr-un ziar oarecare sau de pe site-ul BNR.
In program exista o optiune prin intermediul careia se poate transmite catre noi un e-mail pentru a se cere asistenta. O data cu acest mail ne vor fi transmise automat si unele date referitoare la sistemul de calcul pe care este instalat programul. Este vorba de tipul procesorului, sistemul de operare, spatiul liber pe harddisk, discul si folderul pe care este instalat programul, imprimanta si memoria sistemului. Aceste informatii vor fi folosite (daca este nevoie) numai in scopul diagnosticarii calculatorului pentru a rezolva eventualele disfunctionalitati.
Puteti vedea mai jos cum arata datele pe care le primim:
INFO KAM TECHNOLOGIES SRL
Adresa: Timisoara, str. Versului nr. 8, sc. C, ap. 18
judet Timis
Cod fiscal: RO 13108650
J35: J35/554/2000
Telefon: 0256292617
Varianta: full
Versiunea: 070807
TEST DE SISTEM
Data testului: 07-08-2007 13:08:55
PROCESOR
--------
CPU Id 078BFBFF00050FF2
Name AMD Athlon(tm) 64 Processor 3800+
CurrentClockSpeed 2400
ExtClock 1000
Sistem de operare: Windows Vista Build 6000
Imprimanta implicita: LEXMARK OPTRA M410 (MS)
Versiune DLL-uri: Visual FoxPro 07.00.0000.9262 EXE Support Library for Windows
PATH: D:\APLICATI\FACT\TEST.PRG
Spatiu liber pe disc:44215M
Files: 255
Temporary files C:\USERS\TONY\APPDATA\LOCAL\TEMP
Folder C:\Temp: Exista
MEMORIE
-------
0 28672 System Idle Process
4 17682432 System
356 487424 smss.exe
428 2965504 csrss.exe
472 2920448 wininit.exe
480 11239424 csrss.exe
520 3870720 services.exe
548 2080768 lsass.exe
556 3780608 lsm.exe
564 4018176 winlogon.exe
728 4710400 svchost.exe
804 4825088 svchost.exe
844 11800576 svchost.exe
908 8241152 svchost.exe
1012 42340352 svchost.exe
3712 13332480 fact.EXE
3732 6586368 WmiPrvSE.exe
I: Va rog sa faceti ceva cu mesajul cu "FELICITARI....." pentru ca apare la inceputul fiecarei emiteri a unei facturi si nu dispare mai devreme de 30 de secunde chiar daca optezi pentru raspunsul "NU". Va dati seama ce inseamna pentru cineva care emite facturi toata ziua? O mare pierdere de timp. Cine doreste cumpararea programului o face si fara acest mesaj. Nu vreau sa ma intelegeti gresit, este foarte bun, doar ca unii il folosesc exclusiv pentru emiterea facturilor. Inteleg sa se afiseze la deschiderea programului, dar nu tot timpul cat il folosesti pe perioada unei zile. Va multumesc.
R: Durata mesajului nu este aceeasi pentru fiecare client ci difera in functie de valoarea facturata in ultimele 12 luni.
Astfel, daca aceasta valoare este mai mica sau egala cu 10000 RON, mesajul nu apare de loc, si astfel ne respectam promisiunea facuta, promisiune care, chiar daca nu in mod explicit, se adresa unui anumit target, respectiv firmelor care nu isi pot permite achizitionarea unui program de acest gen.
Daca insa valoarea este mai mare de 10000 RON, mesajul va avea durata de 1 secunda pentru fiecare 1000 RON facturati, dar nu mai mult de 30 de secunde.
Am ales aceasta alternativa deoarece chiar daca noi nu primim nimic de la utilizatorii care folosesc gratuit programul, exista niste cheltuieli pe care le facem, cum ar fi intretinerea si adaptarea programului, lucru care, dupa cum ati putut constata, se face in permanenta, suportul tehnic, care este asigurat chiar si pentru cei care nu platesc nimic si multe altele.
De exemplu, intr-o anumita perioada preluarea cursului valutar, a actualizarilor si a alertelor legislatiove se facea de pe un server gazduit la sediul firmei noastre. Asta insemna ca singurele cheltuieli pe care le aveam cu acest serviciu erau curentul, contravaloarea unei linii de internet dedicate strict acestui scop, administrarea, intretinerea si amortizarea serverului propriuzis (ceea ce adunat nu era nici atunci foarte putin pentru noi).
Deoarece am constatat ca aceasta solutie nu asigura viteza necesara, am ales varianta gazduirii pe un server aflat intr-o ferma de servere din Statele Unite, dar, asta a insemnat alti bani care trebuie platiti luna de luna.
Tot legat de internet, observati ca pentru a trimite mesajul pe care ni l-ati transmis nu a trebuit sa intrati pe contul dumneavoastra de yahoo ci programul a folosit propriul sau client de mail. Dar, in spatele acestui cont sta un domeniu inchiriat special pentru acest scop si niste taxe care trebuie sa le platim tot noi.
De fiecare data cand dumneavoastra sau alt utilizator intrebati ceva, fie ca acest lucru se intampla prin mail, fie telefonic, cineva va raspunde cu promptitudine, chiar daca nu figurati printre clientii nostrii platitori, iar dupa rezolvarea problemei va multumeste ca ati sunat.
Uneori rezolvarea problemei se face prin e-mail sau printr-o convorbire telefonica de cateva minute dar alteori o asemenea interventie a insemnat zeci de minute pe helpdesk si rezolvarea unor probleme care nu aveau neaparat legatura cu programul propriuzis.Din pacate, si cel de la celalalt capat al firului trebuie sa manance din cand in cand.
Exemplele de mai sus sunt numai cateva cheltuieli pe care le facem pentru buna functionare a acestei aplicatii si vi le-am enumerat pentru a va face sa intelegeti ca lucrurile nu sunt asa de simple cum par, nu este vorba despre o simpla aplicatie pe care am facut-o si am uitat de ea dupa ce am postat-o pe internet ci este vorba despre destul de multa munca si destul de multi bani care se cheltuie, nu odata ci luna de luna, an de an, bani care trebuie, cel putin partial, recuperati intr-un fel.
Alternativa ar fi ca pentru reducerea cheltuielilor sa eliminam complet orice fel de serviciu gratuit, ceea ce nu dorim sa facem, de aceea am ales aceasta "Taxa Robin Hood", incercand sa recuperam din cheltuieli numai de la
cei care isi pot permite acest lucru.
Referindu-ne strict la situatia dumneavoastra, daca mesajul este afisat timp de 30 de secunde, inseamna ca in ultimul an ati avut o cifra de afaceri de minim 30000 RON (probabil mult mai mult).
Facand un calcul simplu ajungem la concluzia ca valoarea programului presupune maxim 0.16% din cifra de afaceri a firmei dumneavoastra ceea ce trebuie sa recunoasteti ca este nesemnificativ pentru dumneavoastra, mai ales ca pretul este platit o singura data, dar la noi se aduna si astfel vom putea supravietui.
I: Ar fi interesant de pus pe memostick (suntem in epoca miscarii)
R: Merge perfect. Nici nu avea vreun motiv sa nu mearga !
Deci: Copiati tot ce se gaseste in Program Files\Info KAM Technologies\Facturare pe stick si veti deveni mobili. Sau, de ce nu, la instalare, in locul directorului implicit tastati denumirea drive-ului pe care este stick-ul (de exemplu "F:\" )
I: Am descarcat de pe site-ul vostru programul FACTURARE.
Sub nicio forma nu retine datele introduse pentru clienti. In felul asta nici macar de un demo nu e demn.
E pus la caterinca?
R: Introducerea clientilor se face in momentul facturarii. deci, intrati la facturare, completati numele clientului in campul respectiv si vi se va deschide o fereastra in care completati toate datele clientului. Daca ati validat factura respectiva si clientul va fi validat si va putea fi regasit in baza de date.
I: As dori sa stiu daca se poate intra pt. a efectua modificari, respectiv corectii in situatiile centralizatoare; sunt un utilizator 'nou nout' dar nimic nu incepe de la 'zero', as vrea sa pot introduce soldurile pana la aceasta data pt. a avea o evidenta reala.
Pentru a initializa soldurile va trebui sa faceti una sau mai multe facturi/chitante a caror valoare sa fie egala cu soldurile respective.
I: Trebuie sa scriu de fiecare data din nou denumirea serviciilor !
R: Daca ati introdus o denumire oarecare intr-o factura precedenta, nu mai tastati decat primele caractere si ENTER. Se va deschide un meniu de unde veti alege denumirea corecta
I: As vrea sa stiu cum pot stabili fixa cota de TVA pt a nu mai fi nevoit sa tot o scriu la fiecare factura
R: Exista o mica contradictie care a trebuit rezolvata intr-un fel: Pe de o parte se doreste introducerea unei cote de TVA implicite iar pe de alta parte se doreste facturarea cu mai multe cote de TVA pe aceeasi factura. Problema a fost rezolvata in urmatorul fel:
Cota de TVA implicita se alege in pagina configurare a programului.
Dupa aceea, in momentul intocmirii facturii dati un ENTER pe coloana TVA si se va deschide o mica lista cu cotele de TVA, cursorul fiind pozitionat pe cota selectata in configurare. Inca un enter si cota de TVA este automat inscrisa.
Sa recapitulam
Completarea unui rand din factura:
FOARTE IMPORTANT, pentru productivitate luam mana de pe mouse deoarece mouse-urile nu au fost facute pentru a completa facturi si in aceasta situatie mouse-ul nu va face altceva decat sa va incurce!
Deci,
Introducem denumirea ENTER, introducem UM ENTER, introducem cantitatea ENTER, introducem pretul ENTER, in acest moment am ajuns la cota TVA ENTER ENTER fara sa scriem nimic, cota de TVA s-a completat "automat", ENTER pe valoarea inclusiv TVA si cursorul sare la randul urmator.
Sau, in varianta in care cunoastem valoarea inclusiv TVA:
Introducem denumirea ENTER, um ENTER, cantitatea ENTER, ENTER peste pret fara sa scriem nimic, am ajuns la cota TVA ENTER ENTER fara sa scriem nimic, am ajuns la valoarea inclusiv TVA o completam ENTER, in acest moment pretul unitar si valoarea fara TVA s-au completat automat si cursorul a sarit la randul urmator.
Mai simplu si mai rapid de atat nu se poate.
I: ...dupa selectarea monedei de facturare conversia sa se faca automat prin preluarea ratei de schimb a zilei (fara a mai fi necesar astfel ...si folosirea unui calculator de birou) si totodata imprimarea acesteia pe factura
R: Chiar asa se si face, daca ati observat, cand este cazul (adica atunci cand cursorul este pe campul "pret") in partea de jos a programului apare un mesaj F4- Calculator valutar. Daca userul apasa F4, apare o mica fereastra in care se selecteaza valuta si se introduce suma in valuta respectiva iar dupa dezactivarea ferestrei campul pret este completat automat cu pretul in lei la cursul zilei. Si bineinteles pe factura se imprima cursul (daca utilizatorul a selectat ca doreste acest lucru)
I: as fi dorit ca odata cu selectia produsului/serviciului sa fie introdus automat si pretul (!) si aceeasi functie sa fie disponibila si avizelor
R: Nu trebuie decat sa activati optiunea respectiva (Configurare->Configurare program->Memorare ultimul pret) si programul va face exact ceea ce doriti.
I: Nu am gasit o optiune, o fereastra ceva, unde sa introduc discountul, sa specific procentul acestuia si programul sa calculeze acest discount
R: Exista altceva, mult mai inteligent: In coloana "denumirea produselor/serviciilor scrieti un text de genul "Discount 30%" sau "rabat 15%" si tastati ENTER. Programul va completa automat tot randul si cursorul va trece la randul urmator.
I: As dori sa stiu cum pot face ca programul denumirea si pretul produsului in functie de client, adica sa selectam doar clientul iar numarul de produse, denumirile si preturile sa se completeze automat. Practic sa existe niste "sabloane de factura" pentru fiecare client in parte
R:
1. Faceti pentru fiecare client o factura proforma, in care inscrieti o cantitate oarecare, denumirile si preturile dorite. Nu este nevoie sa listati aceste proforme deoarece acestea vor avea rolul unor "sabloane de facturi" individualizate pentru fiecare client in parte. Aceasta operatiune va trebui sa o faceti o singura data pentru fiecare client.
2. De cate ori doriti sa facturati unui client generati factura cu ajutorul optiunii "Generare facturi din proforma", alegand proforma corespunzatoare clientului respectiv.
In acest moment, cu ajutorul unui singur click aveti o factura completata cu denumirea clientului, mijloc de transport delegat si tot ce mai trebuie, inclusiv denumirea produselor, unitate de masura si preturi.
3. Dupa generarea facturii nu trebuie decat sa modificati cantitatile si sa listati factura.
I: daca e posibil cred ca ar fi foarte utila o functie gen "Corectii date clienti" pt. 'Corectii produse/servicii' (poate chiar si pt. delegat)
R: Daca, de exemplu, v-ati jucat facand o factura, si dupa aceea ati sters factura respectiva, si denumirea va dispare.
La fel si in cazul in care ati corectat o denumire, vechea denumire va dispare din lista si va ramane doar denumirea noua.
Ideea este ca nu exista o "baza de date" in care denumirile sunt inscrise si stau acolo pe vecie. Asta pentru ca o astfel de baza de date ar fi redundanta.
Practic, lista de denumiri ale materialelor/serviciilor se creaza in momentul cand dati un enter pe campul respectiv, si se creaza din denumirile inscrise in facturile valide.
La fel se intampla si cu delegatul.
I: La listare nu se listeaza pretul unitar, ci numai cateva caractere de steluta.
R: V-ati jucat cu programul si ati introdus preturi sau cantitati mult prea mari. Daca veti avea nevoie sa facturati valori mai mari decat poate lista programul, in mod sigur nu veti mai folosi un program gratuit.
I: cand am incercat sa listez o chitanta, nu se salvase si nici nu imi arata ca ar fi ceva date! M-ati putea ajuta?
R: Nu ati validat chitanta inainte de a iesi din fereastra respectiva. Este valabil si pentru facturi.
I: daca apar versiuni noi cum se face upgrade/update, este automat?
R: In momentul aparitiei unei noi versiuni, programul va avertizeaza in legatura cu acest lucru. Daca acceptati update-ul, acesta va fi facut automat si va porni noua versiune. Daca totusi, din diferite cauze (de regula o legatura la internet de proasta calitate) nu se intampla asa, reinstalati normal programul si datele vor fi pastrate.
Fisierele cu date se sterg numai in cazul in care este sters folderul "Info KAM Technologies" Program Files
I: cum se poate face o baza de date cu produsele ca sa poata fi selectat produsul dorit?
R: Nu trebuie sa faceti nici o baza de date.
Pe masura ce introduceti facturile, denumirile serviciilor/produselor se pastreaza automat (practic se creaza automat baza de date despre care pomeneati). Ulterior, daca doriti sa introduceti denumirea unui produs care a fost deja introdus, nu trebuie decat sa tastati primele litere din denumirea acestui produs, urmate de apasarea tastei 'Enter'. Veti observa ca se deschide o lista cu denumirile produselor din care, cu ajutorul sagetilor sus si jos puteti selecta denumirea dorita, care se selecteaza cu tasta Enter.
Mai concret. Incercati sa tastati o denumire oarecare, de exemplu 'PROGRAM FACTURARE'. Validati factura. La urmatoarea factura tastati doar 'PRO' (dar merge sa tastati si 'PR' sau 'P' sau 'PROGRAM'. Se va deschide lista, plimbati-va prin ea cu sagetile si tastati enter pe denumirea dorita si denumirea respectiva va fi preluata in campul respectiv.
I: la termen de plata ce se pune in cazul in care factura a fost deja achitata?
R: Data facturarii
I: la operator sau la delegat nu ar trebui sa fie loc si pentru CNP si eventual seria CI si emitentul acesteia? veti implementa aceste optiuni pe viitor?
R: Este loc sa introduceti si CNP-ul impreuna cu numele operatorului. Dar nu uitati ca o data cu aparitia noului cod fiscal nu mai exista obligatia de a inscrie aceste date pe factura.
Se mai pot inscrie niste date suplimentare la observatii iar pentru delegat exista un camp "date de identificare ale delegatului"
I: As vrea ca lucrul facut cu acest program sa poat fi salvat si transferat intr-un alt calculator
R: Pentru acest lucru trebuie copiat folderul C:\program Files\Info KAM Technologies\facturare\Date pe cel de-al doi-lea calculator. Sau, programul poate fi instalat pe un calculator intr-un director partajat care este accesibil celui de-al doi-lea calculator
I: Doresc ca la observatii sa introduc urmatorul text, dar observ ca nu incape:
"Transferul de proprietate se face doar in momentul achitarii integrale a contravalorii facturii.
In cazul neachitarii facturii conform termenului mentionat, prezenta factura constituie titlu executoriu fara punere in intarziere si fara somatie, conform OG 5/2001.
Termenul si conditiile de plata au fost acceptate de beneficiar.
Penalitati de 0,4%/zi de intarziere
Preturile produselor si/sau serviciilor au fost negociate direct cu clientul la data facturarii."
R:Pentru a insera textul; acela imens va trebui ca in folderul Date al programului sa existe un fisier care se numeste "text.txt" si care sa contina textul respectiv. Exista si in program (in pagina 'Configurare/configurare program) o optiune pentru a introduce acel text
I: La 'avizele de insotire' sunt probleme cu introducerea pretului.
Ex: Cantitatea 60, Pret introdus 0.9174 ... Pret listat 0.9173
Cantitatea 25, Pret introdus 0.9174 ... Pret listat 0.9176
Cantitatea 10, Pret introdus 0.9174 ... Pret listat 0.9170
s.a.m.d.
R: Incercati sa folositi valori cu doua zecimale.
In Romania nu exista subdiviziune mai mica decat banul asa ca in nici un caz pretul unitar (si implicit valoarea care rezulta) nu poate avea mai mult de doua zecimale (si nu va putea fi contabilizata si nici incasata decat prin rotunjire).
Sa luam ca exemplu valorile dumneavaoastra:
60x0.9174=55.044 (rotunjit la ban=55.04)
55.04/60=0.9173 (deci exact cum se si listeaza).
25x0.9174=22.935 (rotunjit la ban=22.94)
22.94/25=0.9176
Din pacate, introducandu-se valori imaginare nu se pot obtine rezultate perfecte. De altfel, din motivul de mai sus , nici un pret nu poate avea mai mult de doua zecimale.
I: In holdingul nostru avem 3 firme; as dori sa stiu daca exista posibilitatea ca in program sa aleg pe ce firma sa emit factura; daca nu, probabil ca va trebui sa-l instalez de 3 ori
R: In pagina "Configurare"->"Configurare program" veti gasi un buton pe care scrie "Creare copie a programului pentru alta firma". Daca dati click pe acest buton, programul isi va crea o copie (fara date) in folderul selectat de dumneavoastra. Totodata pe desktop va fi creat un shortcut catre aceasta copie a programului, shortcut care va avea o denumire de genul "fact_001000". Nu ramane decat sa modificati numele acestui shortcut si sa folositi programul pentru noua firma. Pentru fiecare noua firma vor fi repetati pasii de mai sus.
1. Click pe configurare -> Configurare program -> Creare copie a programului pentru alta firma
2. Selectati locatia in care sa fie creat folderul pentru copia programului si click pe "Make New Folder"
3. Click dreapta pe acest nou folder -> "Rename" pentru a redenumi acest nou folder dupa dorinta (de exemplu "facturare2
4. Click "OK " si va apare mesajul prin care sunteti anuntat ca a fost creat un nou shortcut pe ecran
5. Click dreapta pe noul shortcut creat -> "Rename" pe noul shortcut creat pentru a-l redenumi dupa dorinta (de exemplu "Facturare firma x")
6. Porniti programul de pe noul shortcut creat si accesati "Configurare" -> "Configurare program". Daca ati procedat corect toate campurile ar trebui sa fie goale.
I: Am creat o copie a programului cu ajutorul butonului "Creare copie...." si am ajuns in faza de facturare, aici m-am impotmolit pentru ca numarul facturii pleaca incontinuare ex. B432, B433, B444.... cum pot ajunge sa plec de la B0 sau de la un anumit numar fara a mai avea arhivate facturile societatii A?
R: Ati gresit prin faptul ca nu ati creat un nou folder pentru copia programului (vezi imaginea 2 de mai sus).
Va trebui sa reluati intreaga procedura de creare a copiei de la inceput.
I: As vrea sa pot vizualiza istoricul oricarui client, in cazul in care apare vreo eroare sa se poata identifica platile
R: Acest lucru se poate face din optiunea "Fisele Clientilor"
I: daca se poate atasa o situatie similara pentru furnizori
R: Nu. Acest program nu are nici o legatura cu furnizorii, dar avem alte aplicatii in care exista si ceea ce doriti dumneavoastra
I: Daca ar mai face si registrul de casa, banca...... dar cred ca e prea mult
R: Da, e prea mult
I: programul e pe dos. Normal era sa pot intoduce in baza de date clientii, fara sa fiu obligat sa emit o factura.
R: Normalitatea este relativa. Noi ne-am gandit ca nu fiecare isi cunoaste anticipat clientii carora le va face facturi.
Pentru noi ar fi fost anormal ca in momentul in care se doreste emiterea unei facturi sa intrii prima data intr-o optiune de genul Introducere date clienti, dupa aceea sa iesi de acolo si sa intrii din nou la facturare.
Dar, unul din celalalte programe de facturare pe care le avem (xFACT) face si acest lucru.
I: sa fi fost atasat un mic fisier cu instructiunile pe care mi le-ai pus in mail.
R: Acesta este fisierul
I: m-am jucat un pic cu programul ca sa imi invat secretara sa foloseasca programul si nu am gasit nici o varianta sa mai sterg datele incarcate. Mai am vre-o solutie ?
R: Da. intrati la corectii facturi si puneti cantitatea pe 0. Dupa aceea validati factura si aceasta va fi stearsa. Acest lucru este valabil si pentru chitante (acolo se pune suma pe 0).
I: am luat programul de facturare gratuit, intrebarea mea este cum scriu in partea stanga firma cu toate datele si sa ramana in memorie.
R: Intrati la configurare si completati toate campurile de acolo
I: cum pot lista chitante in 2 exemplare
R: Chitantele se listeaza numai in 3 exemplare. Astfel veti avea un exemplar pentru client, unul "la cotor" si un exemplar pentru registrul de casa.
I: As dori sa stiu daca este posibila modificarea programului in asa fel incat sa poata fi inscrise pe aceeasi factura tva-uri diferite.
R: Acest lucru este posibil. In momentul in care veti tasta ENTER in coloana TVA se va deschide o mica lista cu cotele de TVA in vigoare. Din aceasta lista veti putea selecta cota dorita.
I: Ar fi foarte util un rand suplimentar in cazul in care se emite o factura de stornare a unei facturi anterioare, cand practic este obligatoriu sa fie mentionate datele de identificare a facturii initiale sau cand se emite o factura finala de lucrare si se storneaza facturile de avans, datele de identificare a facturilor de avans trebuie detailate. E cazul si la firme mici, nu numai la cele mari. Eu de exemplu lucrez si pt. o firma mica, cu cifra de afaceri de abia 30000 lei, dar care lucreaza in domeniul de finisaje locuinte, incaseaza cate 4-5 avansuri de mica valoare si emite o singura factura finala unde storneaza si avansurile, acele numere de facturi as putea trece pe campul respectiv.
R: Nu este necesar acest rand suplimentar. Stornarea se face pe urmatorul rand inscriind cantitatea -1
I: Ar fi posibila implementarea unei optiuni care sa permita listarea facturilor in format pdf ?
R: Solutia cea mai eleganta si in acelasi timp cea mai ieftina exista deja: Pe site-ul nostru, la sectiunea software/Alte programe exista doua softuri care se numesc Pfd Creator si CC Pdf Converter (pentru Vista si Windows 7 recomand a doua varanta). Programele sunt open source si pot fi folosite de catre oricine fara nici un fel de plata. Se instaleaza unul din aceste programe care va crea o imprimanta virtuala. Dupa ce parcurgeti pasii de mai sus veti observa ca in ferestrele de listare a aparut un buton cu denumirea "PDF". Daca dati click pe acest buton in loc de a fi listat pe imprimanta documentul va fi creat in format *.pdf
1. Instalati CC Pdf Converter. Acest program poate fi gasit pe site-ul nostru la sectiunea "Open Source"
2. Se intra la Printers, click dreapta pe icon-ul CC Pdf Converter/Click pe Properties.
3. In fereastra aparuta click pe "Printing Preferences"
4. Click pe "Pdf Properties"
5. Se introduce in fereastra "Filename" folderul si denumirea cu care vor fi salvate implicit fisierele pdf create
6. Click pe OK pana se inchid toate ferestrele
I: Cum sa trimit o factura prin e-mail ?
R: Foarte simplu: Convertiti factura in format pdf (vezi raspunsul precedent) si trimiteti fisierul pdf prin e-mail
I: In momentul in care ne hotaram sa cumparam programul, iar Dvstra. mai faceti upgrade...... Vom putea sa beneficiem de respectivele upgrade-uri???
R: Da, oricine poate face upgrade. Daca programul este activat si upgrade-ul va pastra activarea.
I: as dori sa imi spuneti.cu referire la partea dreapta ..balanta analitica a clientului...fisa clentului..s.a.m.d. se poate cere doar vizualizare si apoi daca vreau listare?
R: Daca dati click cu butonul din dreapta mouse-ului, documentele vor fi vizualizate. Pot fi tiparite direct de aici daca dati click pe mica imprimata care apare in partea de sus a ferestrei.
Daca dati click cu butonul din stanga, documentele vor fi listate pe imprimanta
I: sa poti imprima chitante fara data....
R: ?????
I: nu ar fi foarte rapid si economic ca pe aceeasi pagina sa apara atit factura cit si chitanta pentru cei ce lucreaza in servicii si nu au multe pozitii pe factura? Evident cu reducerea fonturilor pentru antet asa incit sa se incadreze in pagina.
R: Aceasta posibilitate exista daca incasarea este operata o data cu facturarea. Dupa validarea facturii va apare un buton "Incasare factura". In momentul in care se da un click pe acest buton factura va fi incasata, chitanta se va inregistra automat fara a exista necesitatea completarii acesteia si cel de-al trei-lea buton va avea textul "Listare factura si chitanta". Daca se da un click pe acest buton ambele documente vor fi listate pe aceeasi coala.
Exista niste limitari: In primul rand antetul facturii nu trebuie sa fie prea lung (daca introduceti acolo si e-mail si fax si 3 banci si swift in nici un caz optiunea nu va functiona. Optiunea nu va fi activa nici daca sunt prea multe pozitii pe factura. Pur si simplu in aceste situatii cele doua documente nu incap pe o coala A4. Si nu in ultimul rand, optiunea functioneaza numai in varianta pe bani
I: Exista posibilitatea de a insera o imagine pe toata pagina?
R: Probabil va referiti la un asa numit "watermark", adica o imagine, eventual personalizata, care apare in fundalul paginii.
In primul rand, deoarece listarea depinde foarte mult, in cazul imprimantelor cu jet (care constituie marea majoritate a imprimantelor folosite), de tipul hartiei si a cernelii, in unele situatii exista posibilitatea ca din cauza fundalului sa nu mai poata fi vazut textul.
Problema ar fi rezolvabila daca personalizarea s-ar face pentru fiecare client si/sau imprimanta in parte, analizand si prelucrand imaginea de fundal pentru fiecare situatie. Dar, deoarece nu ne adresam doar catorva clienti ci unui volum mult mai mare, ne este practic imposibil sa facem o astfel de personalizare.
Pe de alta parte foarte multe elemente ale facturii (antetul, continutul) sunt scalabile, adica isi modifica dimensiunea in functie de preferintele sau datele utilizatorului sau a continutului propriuzis al facturii. Din aceasta cauza, inserarea unui fundal pe aceasta suprafata care se modifica dinamic presupune aparitia altor probleme, de exemplu deformartea imaginii de fundal in anumite situatii.
Deci nu. Dar puteti folosi hartie preimprimata cu acel watermark si astfel veti rezolva problema in cel mai elegant mod.
I: de ce nu generati posibilitatea si a introducerii manuale a cursului? mi se pare mai ok (no offence- parerea mea). astfel ca utilizatorul evita aceste probleme.
R: Aceasta posibilitate exista. Cursul poate fi introdus manual in campurile respective de pe prima pagina.
I: Ce este cu acel "text suplimentar" de la configurare.
R: Acolo se poate introduce un text pe care nu il schimbati de la o factura la alta (de exemplu "Garantie 2 ani"), text care va apare pe factura, sub banda cu totaluri si inaintea observatiilor.
I: La vizualizare listare chitante/ incasari nu intra nr 7 de la an ( 2007)- din data respectivei chitante
Raspuns al aceluiasi utilizator: Am probat pe alt calculator si acolo il vede pe 7
I: Pana nu e mult totul a mers perfect, incepand de astazi, fara sa-i fac nimic a inceput sa nu mai mearga, adica si daca validez factura aceasta uneori nu este salvata, alteori merge bine
R: Gandindu-ne logic, daca pana ieri a mers si astazi nu mai merge si nimeni nu a facut nimic inseamna ca undeva totusi a aparut o problema.
Cineva mi-a semnalat aceasta defectiune si dorind sa vad care este cauza l-am sfatuit pe clientul respectiv sa nu mai atinga nimic si m-am deplasat la sediul respectivei firme. Am gasit imediat explicatia: pur si simplu programul era pornit de doua ori in acelasi timp.
Cauzele pot fi mai multe dar cel mai probabil este ca ati facut la fel ca acel client
I: Pe doua din calculatoare totul functioneaza perfect dar pe cel de-al treilea programul nu functioneaza corect
R: Indirect ati gasit raspunsul la intrebare: cel de-al trei-lea calculator are o problema
I: In unele zile nu se actualizeaza cursul valutar
R: Cursul valutar se actualizeaza de pe serverele noastre, aflate intr-o ferma de servere din SUA. Cu toata bunavointa noastra uneori sunt necesare lucrari de intretinere a acestor servere. In acele momente cursul valutar nu se va actualiza. Totusi, pana la data acestui post, statisticile servicilor specializate care ne monitorizeaza in permanenta raporteaza un uptime (timpul in care serverele functioneaza) de 99,99%. O alta posibila cauza a acestei deficiente poate fi o conexiune la internet care in momentul actualizarii functioneaza defectuos sau este posibil ca o mare parte din banda sa fie folosita de catre un alt program (de regula un virus sau un spyware)
Despre cursul BNR
Cursul BNR este stabilit de catre Banca Nationala a Romaniei in fiecare zi bancara, in jurul orei 14. Acest curs este valabil pentru ziua urmatoare, implicit pentru toate tranzactiile ce urmeaza a fi facute in ziua urmatoare.
De exemplu, cursul BNR valabil la data de 22 aprilie 2008 este 1 EUR = 3.5640 RON, stabilit la data de 21 aprilie 2008.
Cursul valutar BNR valabil pe 19 si 20 aprilie 2008 (sambata si duminica) a fost stabilit in data de 18 aprilie 2008 (vineri).
In acest sens mentionam pozitia oficiala a Ministerului Finantelor:
"Daca pentru decontari se va folosi cursul de schimb comunicat de BNR si nu de o banca comerciala, atunci trebuie avut in vedere faptul ca BNR comunica in fiecare zi la ora 13.00, cursul care este valabil in ziua urmatoare, informatie afisata oficial pe site-ul acestei institutii, practic intr-o zi lucratoare nu sunt valabile 2 cursuri de schimb valutar".
I: De multe ori la pornirea programului apare un mesaj "THE RESOURCE FILES IS NOT VALID. OVERWRITE IT WITH A NEW EMPTY ONE?". De ce apare aceasta defectiune ?
R: Nu este o defectiune a programului. In mod sigur pe acelasi calculator aveti instalat unul sau mai multe programe create in diverse versiuni de FoxPro sau Visual FoxPro (sanatate, salarii, diferite declaratii sau contabilitate). Acel resource file se creaza la intrarea in acele programe sau la lansarea programelor noastre. Fiind vorba de versiuni diferite ale mediului de programare si acel resource file va fi diferit in functie de versiunea de FoxPro in care au fost create programele. Nu se va intampla nimic deosebit indiferent daca raspundeti Yes sau No la aparitia acelui mesaj
I: De ce apar atat de des noi versiuni, din cauza ca programul este plin de bug-uri ?
R: Citandu-i pe clasici, voi spune "It's not a bug, it's a feature". Daca cititi celelalte topicuri referitoare la acest program veti observa ca foarte multi utilizatori cer noi facilitati, de multe ori in contradictie una cu cealalta. De regula cautam, in limita posibilului, sa adaugam facilitatile care ni se par interesante si binevenite. Dar, fiecare facilitate inseamna o noua versiune, iar pentru a beneficia de noile facilitati, fiecare noua versiune presupune o reinstalare a programului.
I: Am citit pe alt forum urmatoarele: "Acel programel de la infokam.eu nu este gratuit este DEMO. Plus ca mai are si alte minusuri referitoare la tiparire cu imprimanta matriceala( pe formular pretiparit)." Este adevarat ce scrie acolo ?
R: Categoric nu. In urma unei mici corespondente pe care am purtat-o cu cea care a postat acel text am ajuns la concluzia (la care probabil ati ajuns deja si dumneavoastra citind referirea la imprimarea pe facturi pretiparite) ca este de fapt vorba de cu totul alt program
I: Cand facem mai multe facturi consecutiv, dupa primele aprox. 5 buc., incep sa apara diverse probleme: desi am validat factura, listeaza o pagina goala, fara text, cand incercam sa listam o factura completata si validata. Daca incercam sa o vizualizam, se vede, dar cand dam listare, nu se listeaza nimic.
Alteori, in timp ce scriem continutul facturii, nu ne permite sa mai scriem nimic la rubricile privind serviciile facturate, cantitate si pret. Iar cand incep aceste rateuri, situatia se repeta si pentru urmatoarele facturi, chiar daca inchidem si redeschidem facturile.
Precizez ca noi facem facturarea intr-o singura zi din luna si emitem cc 10 facturi odata. Exista o limita maxima de facturi pe care poate sa le "inmagazineze" programul si din acest motiv ne da rateurile prezentate?
R: Nu exista nici o limitare in privinta numarului de facturi.
Cauzele pot fi multe, se poate ca imprimanta sa fie setata pe "direct print", se poate ca vina sa fie de la buffer-ul de memorie folosit de windows... se poate sa fie de la calitatea imprimarii... iar cel mai grav este sa aveti o problema la memoria imprimantei... care deobicei... nu devine vizibila cand ai.. un document de 1 Mb (o foto jpg) dar care la imprimare are cam 35Mb... sau un doc de 50 Mb.. dar devine vizibila... cand ai in coada de tiparire... 20 doc.. fie si de cativa Kb. Mai este posibila si o configurare defectuoasa a sistemului de operare, insuficient spatiu liber pe harddisk, virusi si cate si mai cate...
Incercati sa faceti putina curatenie in acel calculator cu toate ca ideal ar fi sa reinstalati sistemul de operare, eventual apeland la ajutorul cuiva care se pricepe la acest lucru
I: Incerc de azi dimineata sa bag un client nou si nu reusesc
R: Pe acel buton scrie "Corectii date clienti" si nu "Introducere date clienti". Un client nou este introdus in momentul întocmirii unei facturi pentru acesta.
I: De ce nu imi ia ca platite facturile care le inregistrez ca incasate?
R: Pentru ca incasarea sa fie inregistrata va trebui sa completati toate campurile, respectiv numarul documentului, data si bineinteles suma. O alta conditie este sa validati incasarea. Daca nu respectati cele de mai sus (de exemplu nu completati numarul documentului de plata, sau suma este 0, ceea ce este un nonsens), programul va crede ca va jucati putin si nu va lua in considerare operatiunea, chiar daca aceasta este validata.
Daca insa veti completa toate campurile asa cum trebuie, veti observa ca uitandu-va, de exemplu, la fisa clientului, plata a fost inregistrata.
I: Daca rulez programul pe Windows Vista (sau uneori pe Windows 7) imi da tot felul de erori..... gen missing files; file access denied (c:\w sau vv.DBF; file c:\w sau vv.DBF does not exist; Variable 'Autoriz'is not found; alias VVis not found; operator/operand type mismatch).....
R: Solutia este de fapt foarte simpla, se da clic dreapta pe icoana programului si se selecteaza "run as administrator" dupa care se poate rula programul in acelasi mod ca si pana acum.
I: Cum se procedeaza pentru utilizarea în retea ? .
R: Se instaleaza programul pe un calculator, care va avea rol de server, dupa care se face sharing la folderul Program Files\Info KAM Technologies\Facturare si se face un shortcut la Fact.exe pe celelalte calculatoare
Daca nu stiti cum se face acest lucru, nu trebuie decat sa urmati pasii de mai jos (imaginile sunt preluate de pe un calculator pe care este instalat Vista, pentru alte sisteme de operare utilizatorul va trebui sa adapteze indicatiile):
A. Pe calculatorul unde este instalat programul:
1. Intrati la My computer -> Disc C -> Program Files si pozitionati cursorul pe folderul 'info KAM Technologies"
2. Click pe Share in partea de sus a ferestrei
3. In noua fereastra care se deschide, click pe "Advanced Sharing"
4. Marcati "Share this folder" in noua fereastra urmatoare si click pe butonul Permissions in aceeasi fereastra
5. Marcati casuta 'Full Control" in fereastra care s-a deschis
6. OK pana se inchid toate ferestrele
B. Pe cel de-al doi-lea calculator
1. Click-dreapta pe un loc liber de pe desktop ->New
2. In lista care se deschide selectati "Shortcut
3. In fereastra care se deschide click pe "Browse"
4. Selectati fisierul "fact2" de pe calculatorul partajat la punctul A
5. OK pana se inchid toate ferestrele.
Daca ati procedat corect pe desktop va fi afisat un nou icon care va permite accesul la programul instalat pe celalalt calculator.
I: Cum se activeaza programul ?
R: Veti observa ca in partea stanga a programului clipeste un text "ACTIVARE"
Dati un click pe acest text si se va deschide o fereastra in care, in partea stanga-jos, exista un buton "activare online"
Click pe acest text si daca legatura dumneavoastra la internet este functionala si, FOARTE IMPORTANT, ne-ati confirmat plata pentru versiunea extinsa, programul va fi activat si activarea va fi confirmata printr-un mesaj.
In acest moment toate facilitatiile versiunii extinse vor functiona.
I: Cum functioneaza Help Desk-ul ?
R:In momentul in care accesati butonul respectiv (Helpdesk) se va deschide o mica fereastra pentru accesul la Help Desk (exact ca in imaginea de mai jos).
Daca dati dublu click pe unul din desk-urile afisate din fereastra alba aflata in stanga aplicatiei operatorul respectiv primeste un mesaj in care este avertizat ca cineva (si vedem cine) solicita asistenta.
Daca este vorba de un utilizator integistrat sau de un utilizator care ne-a cerut in prealabil telefonic asistenta, acceptam conexiunea si din acest moment putem controla calculatorul respectiv. Clientul la randul sau este avertizat in momentul conectarii ca sistemul este controlat din exterior.
Pe parcursul sesiunii de Help Desk putem activa o fereastra de chat prin intermediul careia putem comunica cu persoana de la "celalalt capat al firului" si totodata putem face transfer de fisiere in ambele sensuri.
Numai noi putem folosi aceste optiuni.
Daca dati un click pe butonul "Live Webcam" se va deschide o alta fereastra in care veti putea urmari ce se intampla in biroul de unde se asigura helpdesk-ul
I: Avand acest program (help desk-ul) pe calculator nu poate sa intre altcineva la mine in calculator si sa-mi fure datele ?
R: Nu. Sesiunea poate fi deschisa doar de catre dumneavoastra. Nici macar noi nu putem sa ne conectam la calculatorul dumneavoastra daca nu lansati aplicatia. Iar in mometul in care sesiunea este inchisa, de catre noi sau de catre utilizator, sistemul nu mai poate fi accesat pana la urmatoare cerere a clientului.
Pe de alta parte programul este scris in asa fel incat conexiunea se face numai cu noi. Chiar daca altcineva are aceasta aplicatie nu va putea sa se conecteze decat tot cu noi.
I: Ar fi interesant ca de Help Desk sa beneficieze si utilizatorii care nu au achizitionat varianta extinsa a programului sau chiar nu au de loc programul de facturare, pentru rezolvarea altor probleme care apar zi de zi
R: In curand, daca va exista cerere, acest serviciu va fi disponibil pentru oricine. Singura problema care apare este ca, deoarece un serviciu de acest gen necesita un consum foarte mare de resurse umane, nu putem oferi asa ceva gratuit. Iar pentru operativitate trebuie sa gasim o modalitate de incasare foarte rapida si la indemana oricui.
Pana atunci, cine chiar are o problema care nu poate fi rezolvata altfel, ne poate telefona si daca este cazul, îi vom explica cum sa descarce o aplicatie independenta de programul de facturare si sa acceseze help desk-ul pentru a beneficia de ajutorul nostru.
I: Cum se face ca sigla sa apara pe factura ?
Pentru implementarea acesteia va trebui sa parcurgeti urmatorii pasi:
1. In pagina configurare->configurare program selectati optiunea "Factura cu logo" (vezi imaginea alaturata)
In fereastra care se deschide click pe "Selectie imagine", se va deschide o fereastra de navigare cu ajutorul careia selectati fisierul cu sigla si validati operatiunea (vezi imaginea de jos in care pasii sunt numerotati)
I: Cum se pot face salvari de siguranta (backup) ale datelor introduse in program ?
R: Programul are implementate doua modalitati de creere a copiilor de siguranta, una completa automata, alta "manuala".
In primul rand va rog sa selectati "calea pentru backup" din "Configurare->Configurare program".
Este ideal ca aceasta cale sa fie localizata pe un alt harddisk sau un alt calculator din retea.
Daca nu este posibil acest lucru este indicat sa se foloseasca cel putin alta partitie decat cea pe care este instalat sistemul de operare.
FOARTE IMPORTANT
Toate datele introduse in program se regasesc numai pe calculatoarele dumneavoastra.
Noi nu avem nici un fel de date care au legatura cu dumneavoastra in afara de datele de identificare ale utilizatorilor.
Deci, daca dintr-o eroare v-ati sters datele, nu le cereti de la noi pentru ca nu avem cum sa va ajutam.
Dupa ce configurati calea pentru backup veti observa ca in fiecare zi, la prima pornire, se va realiza un backup automat al datelor, fara a mai fi nevoie sa faceti ceva.
Astfel nu va mai exista pericolul de a uita sa faceti o copie de siguranta, iar in cazul in care se intampla ceva se vor pierde doar datele pentru ziua in curs.
Pentru fiecare backup, in locatia selectata va fi creat automat un folder care va avea denumirea identica cu data in care a fost realizat backup-ul (de exemplu "29042010" pentru 29.04.2010). In acest folder vor fi copiate tot automat fisierele esentiale cu date (2 fisiere pentru facturi, 2 fisiere pentru avize, 1 fisier cu datele clientilor si 1 fisier cu incasari). Nu se face backup pentru facturile proforma, deoarece acstea nu au nici o valoare din punct de vedere contabil si nici pentru fisierul care contine datele firmei deoarece acestea pot fi reintroduse foarte usor.
Pentru restaurare nu trebuie decat sa dati un click-dreapta pe butonul "Salvare/restaurare date' si sa selectati folderul din care doriti sa restaurati datele.
O alta posibilitate de restaurare este sa copiati pur si simplu cele 6 fisiere din folderul in care exista backup-ul in folderul "date" al programului (implicit C:\Program Files\Info KAM Technologies\Facturare\Date),
suprascriind astfel fisierele care exista deja acolo.
I: Vai de mine, nici nu stiam ca datele din acest program nu se copiaza pe un server pe care sa-l puneti dumneavoastra la dispozitie si ca la reinstalarea Windows-ului, daca nimeni nu salveaza datele, acestea se pierd. Nu mi-a spus nimeni acest lucru.
R: Aveti dreptate, si noi ne intrebam de multe ori, din moment ce serverele cresc in copacul din fata cladirii in care avem sediul, de ce nu le punem la dispozitia utilizatorilor in contul celor 48 de Euro pe care acestia i-au platit pentru program, pentru suport si pentru munca la actualizarile periodice. Nu de alta dar barem sa dam o lovitura celor care pun la dispozitie spatiu pentru copii de siguranta contra unor costuri lunare mult mai mari decat pretul platit pentru acest program.
Revenind la lucruri mai serioase, din moment ce nu stiati ca la reinstalarea Windows-ului datele se pot pierde probabil ca nu ar trebui sa aveti dreptul sa lucrati pe un calculator.
Si dupa ce am terminat cu raspunsuri la intrebari pe care nu vrem sa le catalogam pentru a nu jigni pe cineva, trebuie sa stiti ca doar utilizatorii pot sa hotareasca care este politica firmei in privinta creerii copiilor de siguranta ale datelor din propriile calculatoare, noi nu avem nici un drept sa ne amestecam in politica unei firme, chiar daca aceasta firma a cumparat la un moment dat un produs al firmei noastre.
Practic, nu putem sti si nu putem controla ce fac utilizatorii programelor noastre. Si nici nu vrem acest lucru.
Dar, daca cititi atent(a) ce scrie putin mai sus veti observa ca programul are propriile sale proceduri se creare a copiilor de siguranta, singura problema fiind ca cineva ar trebui sa dea 2-3 click-uri pentru a face configurarile necesare.
Mai mult, la sectiunea "Software/Freeware" de pe site-ul nostru am pus la dispozitia utilizatorilor un program gratuit, Abakt, care instalat si configurat corect constituie o foarte buna solutie pentru crearea backup-urilor, indiferent ca este vorba despre datele din programele noastre sau datele din alte programe. Puteti descarca Abakt si de aici
I: Periodic programul afiseaza un mesaj avertizand ca este disponibila o noua versiune.
Dupa ce dau click pe "Yes" apare un mesaj de eroare in engleza dupa care apare un alt mesaj care spune ca actualizarea s-a realizat cu succes. Totusi, programul ramane la vechea versiune.
R: Versiunea dumneavoastra de program este incompleta.
Pentru rezolvarea problemei va rog sa descarcati fisierele necesare de aici si de aici dupa care copiati fisierele descarcate in folderul in care este instalat programul.
I: Am un calculator mai vechi, pentru a folosi acest program va trebui sa-mi cumpar un calculator nou ?
R: Cerintele de sistem pentru ca programul sa functioneze "onorabil" sunt urmatoarele:
- Procesor: 500 Mhz sau mai mare
- Memorie: 256 MB sau mai mult
- Sistem de operare: Windows 98, Windows XP, Windows Vista sau Windows 7 (pentru ultimele doua este necesar ca programul sa fie setat pentru a rula in mod "Administrator".
Daca sistemul dumneavoastra indeplineste conditiile de mai sus nu va trebui sa cumparati alt calculator.
I: Programul ruleaza sub Linux (sau pe Apple) ?
R: Exista cativa utilizatori care ne-au spus ca folosesc acest program pe Linux sau pe un calculator Apple. Bineinteles ca pe aceste sisteme programul este folosit prin intermediul unui emulator (de exemplu Wine).
Dar, deoarece programele noastre sunt scrise pentru a fi folosite in Windows nu putem garanta ca acestea vor functiona cu alte sisteme de operare.
I: Atunci cand am cumparat programul nimeni nu mi-a spus ca
...nu face balanta contabila, nu face fise de magazie, nu isi salveaza datele pe un server al Info KAM, nu face registrul de casa, nu face salarii, nu face note de plata..........
R: Aveti dreptate.
Nu puteam sa va spunem tot ce nu face programul, de aceea am preferat sa va spunem, atat pe site-ul nostru cat si la inceputul acestei pagini, ceea ce face acest program. Si trebuie sa recunoasteti ca face bine ceea ce am scris acolo ca face.
Pe de alta parte credem ca utilizatorii programelor noastre au un coeficient de inteligenta mediu sau peste medie.
Daca nu am fi fost convinsi de acest lucru v-am fi spus si ca programul nu face cafea, nu puteti vedea programe de TV online pe el si multe alte lucruri. Asta deoarece este vorba totusi doar de un program de facturare.
Corespondenta optiunilor din pagina de configurare cu informatiile listate pe factura
I: Cum as putea face sa vad o factura (sau alt document) fara a o lista pe imprimanta
R: Click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe butonul respectiv.
I: Am intrat la vizualizare dar nu mai iese de acolo decat daca inchid calculatorul !
R: Tastati Esc si fereastra de vizualizare se va inchide
